Journal of Public Administration د دوی
دانشكدة مديريت دانشگاه تهران دورة 8، شمارة 3 پاييز 1395
صص. 486- 459

طبقه بندي و تحليل عوامل مؤثر بر استفادة كارآمد از سيستم هاي
اطلاعاتي يكپارچه در سازمان هاي دولتي ايران
بابك سهرابي1، ايمان رئيسي واناني2، ريحانه فروزنده جونقاني3
چكيده: طي سالهاي اخير، پياده سازي سيستم هاي اطلاعاتي يكپارچه در سازمان هاي دولتـيايران، افزايش چشمگيري داشته است. ايـن مهـم در سـازمان هـاي مـادر و چندشـعبه اي نمـودبارزتري دارد. با توجه به اينكه هزينه، مدت و كيفيت پياده سازي اين سيستم ها، تأثيرات شگرفي بر اثربخشي و مديريت سـازمانهـاي دولتـي دارد، شناسـايي، طبقـه بنـدي و تحليـل عوامـل و شاخصهاي اثرگذار بر استفادة كارآمد از اين سيستمها، اهميـت بيشـتري يافتـه اسـت . در ايـنتحقيق، پنج عامل مؤثر شامل اثرگذاري كاركنان دولت؛ اثرگذاري سيستم و شاخص هاي فني و زيرسـاخت فنـاوري اطلاعـات؛ شـاخص هـاي كـاركردي و فراينـدهاي سـازمان هـاي دولتـي؛ شاخص هاي مديريتي و حاكميتي دستگاه هاي دولتي؛ اثرگذاري قوانين و الزامات ساختار دولتـيو در نهايت، استفادة كارآمد دستگاههـاي دولتـي از سيسـتم هـاي اطلاعـاتي يكپارچـه، توسـط پرسشنامه سنجيده شد، سپس با استفاده از الگوريتم طبقه بندي، تفكيك شـاخص هـاي اثرگـذارصورت پـذيرفت و در نهايـت نتـايج داده كـاوي ، اعتبارسـنجي و تحليـل شـدند. نتيجـة نهـايينشان دهندة اثرگذاري فراوان عامل ميزان تعهد و اشتياق كاركنـان و سـطوح مـديريتي دسـتگاهدولتي و پس از آن، زيرساخت هاي فني و فرايندي بر استفادة كارآمد از سيستم هـاي اطلاعـاتي يكپارچه است.

كليدواژگان: استفادة كارآمد سازمان دولتي، سيستم اطلاعاتي يكپارچه، طبقهبندي.

استاد مديريت فناوري اطلاعات، دانشكدة مديريت، دانشگاه تهران، تهران، ايران
استاديار مديريت صنعتي، دانشكدة مديريت و حسابداري، دانشگاه علامه طباطبائي، تهران، ايران
دانشجوي دكتري مديريت دولتي، دانشكدة مديريت و حسابداري، دانشگاه علامه طباطبائي، تهران، ايران

تاريخ دريافت مقاله: 29/02/1395 تاريخ پذيرش نهايي مقاله: 09/06/1395نويسندة مسئول مقاله: بابك سهرابي
E-mail: bsohrabi@ut.ac.ir
مقدمه
در دنياي رقابتي امروز، سيستم ها و بانك هاي اطلاعاتي جامع در هر سازمان، به خصوص سازمان هاي بزرگ به يكي از نياز هاي اساسي تبديل شده است و هر چه سازمان ها بزرگ تر و چند شعبه اي باشند، اين نياز به طور گسترده تري احساس مي شود. سازمان هاي بزرگ و بسيار بزرگ دولتي در ايران، همچون وزارتخانه ها و اداره هاي مركزي دولتي، به دليل تعداد كاركنان و هزينه هاي مالي از يك سو و افزايش مسئوليت هاي اقتصادي و اجتماعي از سوي ديگر (تربگت و تيلما، 2016) و تقاضاي شهروندان براي ارائة برنامه هاي مدون، سرانجام به توسعه يا خريداري سيستمهاي اطلاعاتي يكپارچه و كارآمد روي آوردهاند. به بيان ديگر، براي پاسخگويي سريع به نياز شهروندان، دولتها به افزايش تعداد سازمان هاي دولتي و توسعة سيستم هاي اطلاعاتي به منظور افزايش قابليت اعتماد و كيفيت خدمات اقدام كردند. بدين ترتيب براي روبهرويي با چالش يادشده، سازمان هاي بخش دولتي پذيراي شركت هاي بزرگ فناوري اطلاعات شدند (پرومبسكو، 2016؛ سوسيواسينون، هوك و نياموري، 2015). از اين رو، يكي از مسائل اصلي اي كه سازمانهاي دولتي با آن روبه رو هستند، پذيرش و پيادهسازي سيستمهاي اطلاعاتي يكپارچه و هماهنگ به منظور همگام شدن با فناوريهاي نوين و بهكارگيري كارآمد سيستم هاست.
با ظهور عصر اطلاعات، سازمانهاي كوچك و بزرگ با اصطلاحاتي همچون انفجار اطلاعات و داده هاي عظيم مواجه اند. به همين دليل، سازمان ها سيستم هاي اطلاعاتي را به عنوان ابزارهايي براي مديريت چنين معضلاتي انتخاب مي كنند. اين يكپارچگي و جريان اطلاعاتي، با تجميع اطلاعات همة فعاليت هاي سازمان، مانند فعاليتهاي مالي و حسابداري، منابع انساني، توليد و توزيع، انبارداري، زنجيرة تأ مين و فروش در نرم افزاري واحد و پايگاه دادة مركزي ايجاد مي شود.
با وجود مزاياي فراوان و محبوبيت روزافزون سيستم هاي اطلاعاتي، چنانچه سازمان ها توجه خود را به همة جوانب اين سيستم معطوف نكنند، امكان شكست در فازهاي استقرار و پس از آن بسيار زياد خواهد بود و هزينههاي سنگيني را به سازمان هاي دولتي تحميل مي كند. در ايران نيز با وجود استقبال گستردة سازمانهاي مختلف از سيستمهاي يكپارچه در سالهاي اخير، نمونه هاي موفق استقرار و بهكارگيري سيستمهاي يكپارچه اندك اند (عميد، معلق و زارع رواسان، 2012؛ رهنورد و محمدي، 1388). اغلب سازمانهاي ايراني كه با صرف هزينه و زماني بيش از ميزان پيش بينيشده از مرحلة استقرار گذر كردهاند، در مرحلة پس از استقرار با مشكلات و مسائلي مواجهاند كه زمينة كاهش ميزان موفقيت سيستم و استفادة كارآمد از آن را فراهم ميكنند (بهراميان، رهنورد و صالحي صدقياني، 1392). مسئله اي كه اين پژوهش به آن مي پردازد، حاصل تجربة مؤلفان مقاله در دهة گذشته (1395 – 1384) در زمينة مديريت و راهبري نصب، راهاندازي و استقرار كامل سيستم هاي اطلاعاتي يكپارچه و هماهنگ دولتي در حوزة مالي، اداري، بازرگاني و پشتيباني در سازمان هاي مختلف در بخش عمومي بوده است. اين تجربه حاصل فعاليت مستمر تيم بزرگي با بيش از 20 متخصص در حوزة سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان در يكي از شركت هاي بزرگ توليدكنندة نرم افزار كشور بوده است كه تقريباً در همة استان هاي كشور در حوزة سيستم هاي يكپارچه فعاليت كرده اند. مهم ترين مسئله اي كه اين تيم طي سال هاي گذشته با آن روبه رو بوده است، استفادة ناكارآمد، نا مؤثر و نامستمر از سيستم هاي يكپارچه است كه به رغم نصب و راه اندازي كامل سيستم در سازمان ها، به طور كامل عملياتي نمي شود و اين امر به افزايش هزينه و مدت يكپارچه سازي براي دستگاه هاي دولتي استقرار دهندة سيستم و شركت هاي ارائه دهندة نرم افزار منجر مي شود. اين مهم سبب شد تا پژوهشگران مقالة حاضر، شاخص هاي اثرگذار بر يكپارچه سازي سيستم ها را بشناسند و ميزان اثرگذاري هر شاخص را بر اساس تجربة به دست آمده در 80 سازمان دولتي منتخب، با استفاده از الگوريتم هاي طبقه بندي درخت تصميم، شبكه هاي بيزين پايه و k نزديك ترين همسايه در حوزة داده كاوي بررسي كنند.
مطالعات مختلفي در زمينة علل موفقيت و شكست سيستم هاي اطلاعاتي انجام گرفته است كه در ادامه به آن اشاره مي شود. تمركز اصلي اين پژوهش بر سيستم هاي يكپارچة بخش دولتي و معيارهاي استفادة كارآمد از آن خواهد بود.
پيشينة پژوهش
در سال هاي اخير با توجه به فشارها و بحران هاي اقتصادي و رقابت بين دولت ها، بيشتر سازمان ها نسبت به نتايج به كارگيري سيستم هاي اطلاعاتي يكپارچة خود حساس شده اند و به دنبال تحليل عوامل مؤثر در به كارگيري كارآمد سيستم هاي اطلاعاتي هستند. اين مهم از ابعاد نظري و كاربردي است كه جاي بحث و بررسي دارد و در ادامه به آن اشاره مي شود.
پيشينة نظري
سيستم هاي اطلاعاتي به جمع آوري، پردازش، ذخيره، تحليل و انتشار اطلاعات براي يك يا چند هدف خاص مي پردازند. هر سيستم اطلاعاتي مانند سيستم هاي ديگر ورودي، پردازش و خروجي دارد. اين سيستم با استفاده از فناوري هايي مانند انواع رايانه، ورودي ها را پردازش و خروجي ها را از طريق شبكههاي الكترونيكي براي كاربران يا سيستم هاي ديگر ارسال مي كند (رمضانيان و بساقزاده، 1390).
وظيفة سيستم هاي اطلاعاتي يكپارچه سازي، ذخيرهسازي داده ها، پـردازش آنهـا در چـارچوب اهداف اطلاعاتي مؤسسـه و فـراهمآوردن داده هـاي لازم بـراي تصـميم گيـري هـاي اقتصـادي ، اجتماعي و فرهنگي است كه با مشاركت مديران، تحليلگران و طراحان سيستم كه دانش مناسبي در زمينة فناوري رايانه دارند، طراحي و توليد شده و در سـازمان هـاي دولتـي مسـتقر مـي شـوند (كلارك، 2001 ؛ مستأجران، 1380). علا وهبـر ايـن، حمايـت از تصـميم گيـري و كنتـرل توسـطسيستم هاي اطلاعاتي مي تواند به مديران و كارمنـدان كمـك كنـد تـا مسـائل را تحليـل كننـد ، موضوعات پيچيده را تجسم نمايند و راهكارهاي جديد خلق كنند (نولان، رولي و وارنر، 2016).
چشم انداز سيستم هاي يكپارچه عبارت است از مهاجرت از سيستم هاي جزيرهاي و منفرد كـه عمدتاً فناوريمحور، كاركردمحور و مبتني بر نيازهاي كوچك و مقطعي كسب وكارنـد ، بـه سـمت سيستم هاي ديجيتال و فرايند محوري كه كلية فراينـدهاي سـازمان را در اتصـال بـين واحـدها و اتصال به سازمان هاي ديگر پوشش مي دهند. اين سي سـتم هـا بـه امكانـاتي هماننـد شـبكه هـاي اجتماعي، مديريت دانش، تحليل هاي پيشرفت ة كسب و كار، مديريت داده هاي بزرگ و رايانش ابري مجهزند (پالي و بهارا، 2014 ؛ رومرو و ورنادات، 2016).
مفهوم سيستمهاي اطلاعاتي يكپارچه
سيستم هاي اطلاعاتي يكپارچه در دستگاه دولتي ساختار و قابليت هاي متفاوتي نسبت بـه بخـش خصوصي دارند و پيادهسازي آنها نيز تلاش ويژه و متفاوتي را مي طلبد. سيسـتم هـاي اطلاعـاتي يكپارچه بيشتر توسط مهم ترين اجزا ي خود كه سه زيرسيستم است، تعريف مـي شـوند (رومـرو و ورنادات، 2016) و عبارت اند از :
بخش نرمافزاري: شامل كلية نرم افزارهـا و ميـانافزارهـاي ارتبـاطي كـه ارتبـاط دو مؤ لفـة غيرنرمافزاري و تصميم گيري را با سيستم امكانپذير مي كند. براي مثـال ، در حـوزة دولـت،سيستم هاي حسابداري دولتي (اعم از نظام مالي نقدي و تعهدي)، گزارش هاي تفريغ بودجه، صورتهاي مالي، كنترل بودجه و تأ مين اعتبار، حقـوق و دسـتمزد، مـديريت سـرمايه هـاي
انساني، حسابداري انبار، مديريت داراي يها و نظام نوين اموال دولتي، تداركات دولتي، كنترل مالي قراردادهاي پيمانكاري دولتي و سامانه هاي نظارت آني و حسابرسي ديوان محاسبات و وزارت دارايي را به عنوان سيستم هاي اطلاعاتي يكپارچه و مرجع ميتوان نام برد.
بخش فيزيكي (غيرنرم افزاري ): شامل كلية افراد متخصـص و تـيم بهـرهبـردار از نـرم افـزار بههمراه دستگاهها و زيرساخت شبكة مورد نياز براي راه اندازي و اسـتقرار سيسـتم يكپارچـه مي شود. كلية تنظيمـات سيسـتمي، حقـوق دسترسـي، آمـوزش هـاي راهانـدازي و كـاربريتخصصي سيستم و مديريت مؤثر دادهها در اين لايه صورت مي پذيرد.
بخش تصميم گيري: بخشـي كـه شـامل تـيم هـاي مـديريتي و نظـارتي مـي شـود و كليـة تصميم گيري ها بهمنظور هدايت پروژة سيستمهاي يكپارچه و استفادة عملياتي از سيستم هـادر اين لايه شكل مي گيرد. اين بخش، مكملِ بخش هاي ديگر است و بيشتر شامل رياسـتدستگاه دولتي، ذي حساب، مدير مالي در دانشگاهها و شركتهاي دولتي و همچنين مدير يـامعاونت فناوري اطلاعات سازمان به همراه تيم مديريتي شركت توليدكنندة نرم افزار ميشود.
سيستم هاي اطلاعاتي يكپارچه، داده يا اطلاعات را با ساختارهاي گوناگون و از واحدهاي مختلف سازماني فراهم ميكند و در ساختار يكپارچه اي ارائه مي دهد. سيستم هاي يكپارچه طي ساليان گذشته به عنوان ابزارهاي توانمند و مؤثري براي يكپارچه سازي فرايندهاي كسبو كار و هم راستاكردن آنها با راهبردها و كاركردهاي كسب و كار و همچنين ارتباط كارآمد با ساير سازمان هاي دولتي ظهور كردهاند (ژو، 2011).
از نظر فني، يك سيستم اطلاعاتي يكپارچه، مجموعه اي از اجزاي به هم مرتبط نرم افزاري است كه اطلاعات را به منظور حمايت از تصميمگيري و كنترل در يك سازمان به صورت متمركز جمع آوري، پردازش، ذخيره و توزيع مي كند و در قالب فرم هاي يكسان و با رابط كاربري مناسب به كاركنان سازمان ارائه مي دهد (ثاقب تهراني و تدين،1380). سيستمهاي اطلاعاتي پتانسيل ارائة سه نوع مزيت به سازمانهاي دولتي را دارند: 1. بهبود بهره وري، 2. بهبود اثربخشي و 3. ايجاد مزيت رقابتي يا كاركردي. سيستم هاي اطلاعاتي يكپارچه در سازمان ها كاركردهاي متنوعي دارند و سبب بهبود ارتباطات شهروندان و دولت با بخش كسب وكار ميشوند. امروزه سيستمهاي اطلاعاتي يكپارچه اهميت بسزايي در موفقيت يا شكست سازمان هاي دولتي دارند. با توجه به اهميت مبحث تصميم گيري و كارايي در سازمانها، ارزش سيستمهاي اطلاعاتي براي سازمان، عملاً از ارزش اطلاعات براي فرايند تصميم گيري نشئت مي گيرد (ال آدليه، 2009)، از اين رو، پرداختن به سيستم هاي يكپارچه و تحليل عوامل مؤثر بر استفادة كارآمد از آنها در سازمانها كه مي توانند سبب ترقي و توسعة سازمان ها شوند، اهميت شايان توجهي دارد. بهبياني، سازمانها براي كسب موفقيت در استفادة كارآمد از سيستم هاي اطلاعاتي بايد عملكرد اين سيستم ها را از جنبه هاي گوناگون ارزيابي و تحليل كنند (مهدوي و طراحزادگان، 1389).
بهمنظور كسب اطلاعات بيشتر د ربارة سيستم هاي يكپارچةسازماني، مقالات به روز و معتبري به چاپ رسيده اند كه در حوزة چشماندازهاي سيستمهاي سازماني (پانتو و همكاران، 2016)، رونـدهايكنوني فناوري اطلاعات و ارتباطات در يكپارچـهسـازي سيسـتمهـا (كـديري و همكـاران، 2016)، چالش ها و روند توسعة سيس تمهاي يكپارچه (ويشهارت، مولينـا، چـن، ويـتمن و ورنـادات، 2016) و حركت به سمت سيستم هاي اطلاعاتي شـبكه اي در فنـاوريهـاي دانـش محـور (آگوسـتين هـو وهمكاران، 2016) اطلاعات مناسبي را در اختيار محققان و مديران قرار مي دهند.
براي ارزيابي و تحليل سيستمهاي يكپارچه، ابتد ا بايد به بررسي عوامل و شاخصهاي مؤثر بر پياده سازي و استقرار سيستمهاي اطلاعاتي يكپارچه اي كه به افزايش موفقيت در به كارگيري كارآمد سيستمهاي اطلاعاتي منجر مي شوند، پرداخته شود.
كاربرد سيستم هاي اطلاعاتي يكپارچه در سازمان هاي دولتي ايران
به كارگيري سيستم هاي اطلاعاتي يكپارچه در بخش عمومي همانند بخش خصوصـي سـبب ايجـادطبقه بندي اطلاعاتي، دسترسي سريع و آسان به اطلاعات، پاسخگويي به موقع، تعامل با شـهروندان و تصميم گيري مؤثر شده است (هيكس، 1998؛ كردلا، 2010). در بخش عمومي بـه دليـل ماهيـت امور دولتي شاهد سيستم هاي اطلاعاتي يكپارچة متعددي از جمله در بخش ماليات، سلامت، تعامـلبا شهروندان از طريق پورتال هاي متعدد هستيم و اين سيستم ها در سطح وسيعي براي انجـام امـورداخلي سازمان و تهية گزارشهاي مناسب به منظور پاسخ گويي به موقـع بـه شـهروندان و نهادهـاي نظارتي بهكار گرفته مي شوند (الم، 2014).
در اين مقاله مقصـود از سـازمانهـاي دولتـي ايـران، وزارتخانـه هـا 1، مؤ سسـههـاي دولتـي 2 و شركتهاي دولتي3 است (قانون محاسبات عمومي كشور، ماده هاي 1، 2 و 3). طـي دهـة گذشـته، نمونههاي متعددي از سيستم هاي اطلاعاتي يكپارچه در سازمان هاي بزرگ دولتي كشور پيادهسازي شدهاند. براي مثال، در تعدادي از وزارتخانه ها و همچنين سازمان هـاي مـادر كـه در تهـران مسـتقرهستند (نام سازمان ها بهمنظور حفظ محرمانگي اطلاعات ياد نشده اسـت )، سيسـتمهـاي يكپارچـةدولتي در سطح كلية شعب كشور به صورت متمركز از طريق سرورهايي در تهران راه اندازي شده انـدكه تيم محققان مقاله، در استقرار و پياده سازي آنهـا تـا دسـتيابي بـه تأييـد نهـايي تحويـل پـروژه،مشاركت داشتهاند. اين سيستمها دادههاي كلية شعب را به طور متمركز ثبت و گردآوري مـي كننـد و گزارشگري قانوني، مديريتي و حسابرسي را به طور اتوماتيك و بدون نياز به حضور در اسـتان هـا بـهانجام ميرسانند. همچنين فرايندهاي ثبت، مديريت بودجه و پرداخت يا دريافت وجـه نيـز از طريـقستاد مركزي كنترل و مديريت ميشوند.
ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
وزارتخانه: واحد سازماني مشخصي است كه به موجب قانون به اين عنوان شناخته شده و يا بشود.
مؤسسة دولتي: واحد سازماني مشخصي است كه به موجب قانون ايجاد و زير نظر يكي از قـواي سـه گانـه اداره مـي شـود وعنوان وزارتخانه ندارد.
شركت دولتي واحد سازماني مشخصي است كه با اجازة قانون بهصورت شركت ايجاد شود يا به حكم قانون يا دادگاه صـالحملي يا مصادره شده و به عنوان شركت دولتي شناخته شده باشد و بيش از 50 درصد سرماية آن متعلق به دولت باشـد . هـرشركت تجاري كه از طريق سرمايه گذاري شركت هـاي دولتـي ايجـاد شـود، مـادام كـه 50 درصـد سـهام آن متعلـق بـهشركت هاي دولتي است، شركت دولتي تلقي مي شود.
پيشينة تجربي
وسعت استفاده از سيستم هاي اطلاعاتي يكپارچه و هزينه و زمان صرف شده در پياده سـازي ايـنسيستم ها، سبب شده است كه در خصوص عوامل و شـاخص هـاي مـؤثر بـر بـه كـارگيري آنهـاپژوهش هاي بسياري اجرا شود و اين شاخص ها از اهميت بيشتري برخودار شوند.
به منظور شناسايي و استخراج شاخصهاي مؤثر بر استفادة كارآمد از سيستم هـاي اطلاعـاتييكپارچه در سازمان هاي دولتي، گسترة وسيعي از مقالات معتبر بينالمللي و داخلي بررسي شـدند. در نهايت، مهمترين عوامل و شاخصها كه بيشترين فراواني و اشتراك را در اين مقالات داشـت ند و بر استفادة كارآمد از سيستم ها اثرگذار بودند، استخراج شدند كه جمـع بنـدي آنهـا در جـدول 1 مشاهده مي شود. در ادامه، از اين شاخص ها براي تهية پرسشنامة تحقيق و ارزيابي سـازمان هـايمنتخب استفاده شده است. لغات معادل انگليسي كه در نرم افزار براي طبقه بندي و تحليل استفاده شدند نيز در جدول ارائه شده اند.
جدول 1. عوامل و شاخص هاي مؤثر بر استفاد ة كارآمد از سيستم هاي يكپارچه در سازمانهاي دولتي
مراجع مرتبط معادل انگليسي شاخصها عوامل
دلــون و مــك لــين، 1992؛ عميــد و همكــاران، 2012؛ مشايخي و همكاران، 1384 Flexibility انعطــافپــذيري كاركنــانسازمان دولتي

عوامل

مرتبط

با

كاركنان

دولت

عوامل

مرتبط

با

كاركنان



قیمت: تومان


پاسخ دهید